Om te starten als coassistent is het van belang dat je tijdig start met het regelen van enkele logistieke zaken. Als dit vertraging oploopt, kan dit er toe leiden dat je niet kunt starten op de eerste dag. Dit geldt voor reguliere coassistenten, maar ook voor de keuze coschappen en de participatiestages.
Hieronder vind je een tijdspad van de organisatorische zaken voordat je aan de slag kunt gaan in het MUMC+.
Contact via universiteitsmail
De medewerkers van de COASS balie (P&O MUMC+) hebben toegang tot een coassistentenoverzicht. Aan de hand van dit overzicht wordt er contact met je gelegd voor een akkoord omtrent de privacywet en het aanleveren van de bewijslast. Gemiddeld zal dit circa 4 weken vóór de start van je coschap zijn.
In het geval van een participatiestage (WESP of GEZP) of keuzeonderwijs levert het betreffende secretariaat in het MUMC+ contactgegevens aan bij P&O. Ook in dit geval wordt er contact met je gezocht via je universiteitsmail. Gemiddeld zal dit circa 4 weken vóór de start van je coschap zijn.
Aanleveren van bewijslast
Vanuit coassistenten.pz@mumc.nl krijg je een email om je VOG, ID-kaart en bankgegevens aan te leveren. Zodra deze gegevens correct zijn ontvangen, wordt het personeelsnummer aangemaakt. Deze gegevens zijn ook relevant in het kader van de stagevergoeding.
Let op:
- Ben je een buitenlandse student, ben je dan bewust van het feit dat je een Nederlands BSN dient aan te leveren. Deze kun je aanvragen via het RNI in Heerlen.
- Je hoeft voor je co-schappen in het MUMC+ niet telkens een nieuwe VOG aan te vragen; de geldigheid van je VOG is verlengd voor de gehele opleidingsperiode.
Epic training
In het MUMC+ wordt er gewerkt met EPIC als EPD. Om je bevoegdheden te krijgen op de afdeling dien je de training ‘Epic Medische Specialist Coassistent’ te volgen (verplichting). Alle nieuwe co-assistenten, incl. WESP en GEZP, volgen dezelfde training.
Stuur een email naar EPDTrainingen@mumc.nl, wanneer je een signaal krijgt dat je personeelsnummer actief is met hierin:
- Naam
- G-nummer
- Emailadres
- Startdatum van je co-schap.
Het EPD trainingsteam schrijft je dan in voor de eerst mogelijke training na je startdatum. Je ontvangt een uitnodigingsmail met de datum, tijd en locatie.
Voorafgaand aan de Epic training word je verzocht tijdig de inloggegevens voor je MUMC+ account op te halen. Dit kan vanaf de dag dat je start bij het MUMC+ bij het ‘Servicepunt medewerkers’, dit vind je op niveau 0 naast het Personeelsrestaurant. Je kan hier ook je smartcard regelen.
Probeer uiterlijk de dag voor de Epic training of je kan inloggen in je MUMC+ account. Als dit niet lukt dan kan je bellen met 043-3874711 (ICT Servicedesk) om dit te verhelpen.
Alles op een rij
Onderstaand nogmaals stapsgewijs de procedure (wie doet wat?):
- Coassistent wordt via onderwijsinstituut UM op de affiliatielijst geplaatst (regulier coschap) (4 handtekeningen akkoord) (circa 4 weken voor de start van het coschap)
- COASS balie leest meermaals per dag de lijst met coassistenten die binnenkort starten met hun coschap (dagelijks)
- COASS balie legt contact met student omtrent privacywet (dagelijks)
- COASS balie verzoekt student diverse gegevens aan te leveren.
- Coassistent levert betreffende gegevens / bewijslast aan (Bankpas, Paspoort/ID, VOG) (actie student)
- Gegevens worden doorgezet naar Backoffice, het personeelsnummer wordt aangemaakt en doorgegeven aan de coassistent (dit kan tot maximaal 10 werkdagen duren, bijvoorbeeld bij onjuiste of onvolledige gegevens)
- Coassistent stuurt mail naar EPDtrainingen@mumc.nl als het personeelsnummer is ontvangen. Het EPD Trainingsteam schrijft de coassistent in
- Coassistent haalt MUMC+ inloggegevens op bij het Servicepunt medewerkers en probeert in te loggen.
